Leggo su Repubblica che, nelle comunicazioni di lavoro, al giorno, sono in media 147 le mail che assediano la nostra casella di posta elettronica, di cui 71 finiscono nel cestino in soli 5 minuti.
Tolta la spam, che costituisce il 70% di tutto il traffico mondiale di mail, l’articolo denuncia che quattro su dieci sono mail scortesi (tra capo e sottoposti, tra pari grado e tra committenti e fornitori), contenenti:
- critiche e lamenti taglienti
- atteggiamenti di superiorità
- insulti
- minacce
- domande sgradevoli.
I dati della ricerca “La scortesia linguistica: tratti e dinamiche nelle e-mail lavorative” dell’Università di Torino, non corrispondono alla mia esperienza. Ricevo, sì, un sacco di mail ma, di aggressive o minacciose, non ne ricordo nemmeno una.
In ogni caso, è bene fare tesoro di alcune regole in modo che le proprie mail non contengano errori, scortesie, equivoci.
Vediamole:
- è sufficiente iniziare la mail con un “Caro/a…”, senza eccedere con i suffissi intensivi (-issimo/a) e con i titoli (Prof., Ing., Avv., Spett.)
- se si conosce il destinatario, ci sta un messaggio personale (“Come stai?”)
- segnalare che non è un primo messaggio (“In risposta alla tua richiesta…”) e indicare sempre l’oggetto
- usare toni rispettosi anche nelle richieste di sollecito (“Devo davvero pregarti di inviarmi la bozza entro questa sera, altrimenti non riuscirò a presentarla all’amministratore. Ti ringrazio, buon lavoro”)
- non esasperare i toni (“Tira una brutta aria in ufficio”) e non sminuire il lavoro del destinatario
- non usare lettere maiuscole (“URGENTISSIMO”) che appaiono minacciose e irritanti e non sono mai efficaci
- non mettere in CC le mail proprie e le risposte altrui, se ci sono nuove persone che leggono (blatting)
- mettersi su un piano di parità (“Stiamo entrambi lavorando…”), essere incoraggianti (“La scadenza è vicina, ma conto su di te”) e gratificanti (“Abbiamo bisogno del tuo contributo”)
- usare correttamente la lingua italiana (ortografia e punteggiatura)
- chiudere sempre con un saluto e la firma
P.s. Proprio oggi, l’Atelier del Club della Comunicazione d’Impresa presenta l’incontro Modera i Toni! al Palazzo del Rettorato dell’Università di Torino in cui si affronta il problema dei toni utilizzati nella stesura delle e-mail e cosa evitare per riuscire ad abbracciare uno stile di comunicazione adeguato.
Rientrate nella casistica dei destinatari di mail minacciose?
Qualche suggerimento per un eventuale prontuario dell’e-mail professionale perfetta?
Photo credits: Ferena Lenzi